Automatisation pour agences de recrutement et d'intérim

Le problème

Chaque fin de semaine, il faut récupérer les relevés d'heures de tous vos intérimaires : une photo de feuille papier, un email du chef d'équipe, un tableau Excel, un export du portail d'un grand client. Puis tout relire, repérer l'heure supplémentaire oubliée ou la pause mal comptée, relancer ceux qui manquent, et ressaisir le tout. Un relevé en retard, et c'est la paie de l'intérimaire et la facture du client qui glissent.

Comment ça marche

1. 1CollecteChaque relevé reçu, quel que soit son format, est lu et réuni au même endroit, mission par mission. Ceux qui manquent sont réclamés poliment à l'intérimaire ou au responsable du site.
2. 2ContrôleLes heures sont comparées au contrat de mission (horaires prévus, heures supplémentaires, travail de nuit ou du dimanche, primes prévues), et chaque écart vous est signalé.
3. 3PréparationLes éléments validés sont préparés pour votre logiciel de paie et pour la facturation. Le gestionnaire de paie relit et valide.

Le problème

Vos clients ont chacun leurs règles : un numéro de commande à rappeler, le relevé signé à joindre, un portail fournisseur où déposer la facture, une adresse précise pour la comptabilité. Une facture qui ne respecte pas ces règles est rejetée ou mise de côté, et le paiement prend encore plus de retard.

Comment ça marche

1. 1AssemblagePour chaque facture préparée par votre logiciel, les justificatifs attendus (relevés validés, numéro de commande, contrat) sont réunis.
2. 2ContrôleLa facture est vérifiée selon les règles de chaque client, et ce qui manque vous est signalé avant l'envoi.
3. 3Envoi et suiviUne fois validée par vous, elle part au bon destinataire, dans la forme demandée, et un rejet vous est remonté aussitôt.

Le problème

Vos clients vous écrivent ou vous appellent comme ils peuvent : « il me faut deux caristes lundi ». Il manque le motif, l'adresse, les horaires, les équipements de protection, la rémunération du poste. Il faut rappeler, parfois plusieurs fois, et une information oubliée se retrouve dans le contrat.

Comment ça marche

1. 1RéceptionChaque demande reçue par email ou par formulaire est lue, quel que soit son format.
2. 2ContrôleLes informations nécessaires au contrat (motif, poste, qualification, lieu, horaires, durée, équipements, rémunération de référence) sont reprises, et ce qui manque est demandé au client.
3. 3Fiche de missionVous recevez une demande complète, à valider, qui rejoint votre logiciel ou votre tableau.

Le problème

Le contrat de mission doit être signé par l'intérimaire, et le contrat de mise à disposition par votre client, dans des délais courts. Entre l'intérimaire déjà sur le site et le client qui laisse le contrat au fond de sa boîte mail, certains reviennent en retard, et l'agence reste exposée.

Comment ça marche

1. 1SuiviChaque contrat envoyé est suivi, avec sa date d'envoi et le délai que vous avez fixé.
2. 2RelancesUn rappel part à l'intérimaire ou au client qui n'a pas encore signé, au rythme que vous choisissez.
3. 3AlerteAvant la fin du délai, vous êtes prévenu des contrats encore en attente, pour agir à temps.

Le problème

Une adresse mal notée, un horaire mal compris, des chaussures de sécurité oubliées, et le premier jour de mission démarre mal, ou pas du tout. Votre client vous appelle, et vous découvrez l'absence au dernier moment.

Comment ça marche

1. 1ConfirmationDès que la mission est validée, l'intérimaire reçoit l'adresse, l'horaire, le contact sur place et ce qu'il doit apporter.
2. 2RappelLa veille, un rappel lui demande de confirmer sa présence, en une réponse.
3. 3AlerteSans confirmation, votre recruteur est prévenu à temps pour appeler l'intérimaire et rassurer le client.

Le problème

Une fois qu'un intérimaire est inscrit chez vous, il faut réunir sa pièce d'identité, sa carte vitale, son RIB, son justificatif de domicile, ses diplômes et habilitations. Les documents arrivent par message, en photo floue, un par un, et le dossier n'est jamais complet le jour où la mission démarre.

Comment ça marche

1. 1Lien de dépôtL'intérimaire reçoit un lien sécurisé et la liste des documents à fournir, guidée pas à pas.
2. 2ComplétudeLe dossier est suivi au fur et à mesure, et une relance part si une pièce manque ou n'est pas lisible.
3. 3Dossier prêtLes documents sont rangés et les informations administratives préparées pour votre logiciel. Vous vérifiez.

Le problème

Chaque intérimaire a ses propres dates : visite médicale, habilitations et certificats de conduite d'engins, autorisation de travail, formations obligatoires. Elles sont suivies dans un tableau, ou pas du tout, et une date dépassée se découvre parfois le jour où la mission devait commencer.

Comment ça marche

1. 1InventaireChaque date de validité est enregistrée, avec le document correspondant.
2. 2RappelsVotre agence est prévenue bien avant l'échéance, puis juste avant, et l'intérimaire peut être invité à fournir le nouveau document.
3. 3TableauVous voyez d'un coup d'œil ce qui est à jour et ce qui arrive à échéance.

Le problème

Une mission se termine vendredi, et personne n'a demandé au client s'il voulait la prolonger. Le renouvellement se décide dans l'urgence, l'avenant part en retard, ou la mission s'arrête alors que le client en avait encore besoin.

Comment ça marche

1. 1SuiviChaque mission en cours est suivie avec sa date de fin et les règles de renouvellement que vous avez fixées.
2. 2Question au clientÀ l'approche de la fin, un message demande au client s'il souhaite prolonger, arrêter ou en parler.
3. 3PréparationSelon sa réponse, votre recruteur est prévenu, et le brouillon d'avenant est prêt à relire.

Le problème

Les demandes d'acompte arrivent par téléphone, par message, à l'accueil. Il faut retrouver les heures déjà faites, vérifier ce qui peut être versé, et n'oublier personne avant l'heure limite de la semaine.

Comment ça marche

1. 1DemandeL'intérimaire fait sa demande par un lien ou un message, à tout moment.
2. 2PréparationLa demande est rapprochée des heures déjà validées et des règles de votre agence.
3. 3ValidationChaque semaine, votre gestionnaire reçoit la liste des acomptes à verser, à relire et valider, et l'intérimaire est informé de la suite.

Le problème

Date de paie, acompte, bulletin à retrouver, attestation à télécharger, adresse de la mission : les mêmes questions arrivent toute la journée, et chaque appel interrompt un recruteur occupé avec un client.

Comment ça marche

1. 1QuestionL'intérimaire pose sa question par message.
2. 2RéponseL'assistant répond à partir des règles et des informations de votre agence.
3. 3RelaisCe qui demande un humain est transmis au bon interlocuteur, avec l'historique de l'échange.

Le problème

Les salaires partent sans délai, mais certains clients paient bien après l'échéance. Relancer une entreprise qui vous confie des missions chaque semaine est inconfortable, alors vous repoussez, et la trésorerie se tend.

Comment ça marche

1. 1DétectionLes paiements reçus sont rapprochés des factures, et les retards repérés chaque jour.
2. 2RappelsDes rappels polis partent par email, de plus en plus fermes si le retard dure, avec les relevés validés en pièce jointe.
3. 3AlerteVous êtes prévenu quand un client ne répond plus, avec l'historique prêt pour la suite.

Le problème

Vos clients vous demandent régulièrement votre attestation de vigilance, votre attestation de garantie financière, votre extrait d'immatriculation ou votre assurance, chacun par son canal : un email, un portail fournisseur, un questionnaire. Les demandes s'empilent, et un document expiré peut bloquer un référencement.

Comment ça marche

1. 1CoffreVos documents d'agence sont rangés au même endroit, avec leur date de validité.
2. 2EnvoiQuand un client les demande, ou à la fréquence convenue avec lui, la dernière version part au bon destinataire, après votre accord.
3. 3ÉchéancesVous êtes prévenu avant l'expiration de chaque document, et des démarches à faire après un renouvellement.

Le problème

Un intérimaire doit être payé comme un salarié du client au même poste. Quand le Smic augmente ou qu'un client revoit ses grilles, il faut retrouver chaque mission concernée, corriger les taux de paie et, souvent, revoir le prix facturé. Fait à la main, un taux oublié coûte cher, d'un côté ou de l'autre.

Comment ça marche

1. 1RepérageÀ chaque changement que vous signalez (Smic, grille d'un client), les missions en cours concernées sont listées.
2. 2PréparationLes nouveaux taux de paie et les prix de facturation à revoir sont proposés, selon vos règles.
3. 3ValidationLe gestionnaire de paie relit et valide, puis les messages aux clients concernés sont prêts à partir.

Le problème

Le chiffre d'affaires est connu, mais la marge réelle d'un client, une fois les charges, les indemnités et les heures non facturées déduites, ne se voit qu'au bilan. Un coefficient trop serré peut durer des mois sans que personne le remarque.

Comment ça marche

1. 1RassemblementLes heures facturées, les coûts de paie et les prix pratiqués sont réunis, mission par mission.
2. 2CalculLa marge est calculée par client et par type de mission, selon la méthode que vous choisissez.
3. 3Point mensuelChaque mois, vous recevez la marge par client, et une alerte quand l'une d'elles se dégrade.

Le problème

Un recrutement se facture souvent en plusieurs fois : au lancement, à une étape convenue, à la prise de poste. Puis une période de garantie court. Entre les missions en cours, les étapes à facturer passent à côté, et vous ne savez plus quand se termine la garantie de chaque recrutement.

Comment ça marche

1. 1ÉchéancierChaque mission de recrutement est enregistrée avec ses étapes de facturation et sa période de garantie, telles que prévues au contrat.
2. 2FacturationÀ chaque étape franchie que vous confirmez, la facture correspondante est préparée pour votre validation.
3. 3RappelsVous êtes prévenu des factures à émettre, des paiements en retard et de la fin de chaque garantie.

Le problème

Pour bien préparer une mission, il faut savoir ce que l'intérimaire fera vraiment chez le client : les tâches, les machines, les risques du poste, les équipements de protection, l'accueil et la formation à la sécurité prévus sur place, la personne qui l'accueillera. Ces informations arrivent souvent incomplètes, au téléphone, et il faut les redemander à chaque nouvelle mission sur le même poste. Or un intérimaire mal informé de son poste est plus exposé aux accidents.

Comment ça marche

1. 1Fiche du postePour chaque poste confié par un client, une fiche réunit les tâches, les risques signalés par le client, les équipements, l'accueil prévu sur place et le contact. Elle sert à nouveau à chaque mission sur ce poste.
2. 2DéclenchementDès qu'une mission est créée, en complément de votre logiciel, la fiche du poste est retrouvée. Si elle manque, est incomplète ou ancienne, le client est invité à la compléter, et vous êtes prévenu avant le démarrage.
3. 3TransmissionUne fois la fiche validée par vous, elle rejoint le dossier de la mission, et les consignes utiles sont transmises à l'intérimaire avant son arrivée.