Automatisation pour restaurants

Le problème

En plein service, personne ne peut décrocher. Les commandes à emporter se prennent sur un bout de papier, entre deux assiettes, avec des erreurs et des appels manqués.

Comment ça marche

1. 1Le client commandePar SMS ou par téléphone, au numéro du restaurant, avec ses propres mots, sans application.
2. 2RécapitulatifLa commande est comprise, puis récapitulée au client, qui la confirme.
3. 3En cuisineLa commande arrive sur la tablette de votre cuisine, qui la valide. Le client est tenu informé.

Le problème

Chaque soir, après le service, il faut ouvrir les chambres froides, compter, se souvenir de ce qui est parti dans la journée, puis écrire ou téléphoner à chaque fournisseur avant l'heure limite. Fatigué, on commande trop, et ça finit à la poubelle, ou pas assez, et un plat manque le lendemain.

Comment ça marche

1. 1Ventes du jourCe qui a été vendu est repris de votre caisse, plat par plat, et traduit en produits consommés.
2. 2PropositionÀ partir du stock restant, de vos habitudes et des jours qui viennent (jour de la semaine, réservations), une commande est préparée pour chaque fournisseur.
3. 3ValidationVous ajustez et validez depuis votre téléphone. Chaque commande part à son fournisseur, par le moyen qu'il utilise.

Le problème

À la réception, on signe le bon de livraison entre deux préparations. Un carton manquant, un produit abîmé, un prix qui a changé ou une remise oubliée passent inaperçus, et l'avoir n'est jamais réclamé.

Comment ça marche

1. 1RéceptionVous photographiez le bon de livraison et signalez en un geste ce qui manque ou ce qui est abîmé.
2. 2ContrôleChaque facture reçue est comparée à la commande, à la livraison et aux prix convenus avec le fournisseur.
3. 3RéclamationLes écarts sont listés et une demande d'avoir est préparée. Vous validez l'envoi, et l'avoir est suivi jusqu'à son arrivée.

Le problème

Les fiches techniques, quand elles existent, datent de l'ouverture. Les prix des fournisseurs changent sans cesse, et vous découvrez qu'un plat ne rapporte plus rien au moment du bilan, des mois plus tard.

Comment ça marche

1. 1Fiches recettesVos recettes sont reprises, ingrédients et grammages, à partir de vos fiches ou d'un échange avec le chef.
2. 2Mise à jourChaque facture fournisseur met à jour le prix des ingrédients, donc le coût de chaque plat.
3. 3AlerteVous êtes prévenu quand un plat dépasse le coût que vous vous êtes fixé, avec les ingrédients en cause.

Le problème

Vous devez tenir par écrit, à disposition de vos clients, l'information sur les allergènes de vos plats. Mais la carte change, un fournisseur modifie un produit, un plat du jour arrive, et le classeur n'est plus à jour.

Comment ça marche

1. 1BasePour chaque plat, les allergènes sont repris de vos fiches recettes et des fiches produits de vos fournisseurs, telles que vous les avez validées.
2. 2SignalementUn nouveau plat, une recette modifiée ou un produit remplacé déclenche une demande de vérification auprès de vous.
3. 3DocumentUne fois que vous l'avez validé, le tableau est mis à jour, prêt à imprimer et à consulter en salle.

Le problème

Le ticket de clôture dit une chose, les remises de carte bancaire une autre, les titres-restaurant arrivent des jours plus tard, et ce qui tombe sur le compte ne correspond jamais tout à fait. Les écarts ne se voient qu'en fin de mois, quand le comptable pose des questions.

Comment ça marche

1. 1RassemblementChaque jour, le ticket de clôture, les remises de carte, le comptage des espèces et les titres-restaurant sont réunis.
2. 2RapprochementChaque encaissement est comparé à ce qui arrive réellement sur votre compte.
3. 3AlerteVous recevez les écarts à vérifier, et un récapitulatif propre part chaque mois à votre comptable.

Le problème

Les plateformes de livraison vous versent un montant net, après commissions, frais et remboursements accordés aux clients. Tout vérifier commande par commande prend un temps fou, alors personne ne vérifie, et les remboursements injustifiés ne sont jamais contestés.

Comment ça marche

1. 1RelevésLes relevés de chaque plateforme sont réunis chaque semaine.
2. 2ContrôleChaque commande est comparée à votre caisse, les commissions à votre contrat, et les remboursements sont repérés.
3. 3AlerteVous recevez la liste des écarts et des remboursements à contester, avec le délai à respecter, et un résumé pour votre comptable.

Le problème

Les ventes sont dans la caisse, les achats dans les factures, les heures dans le planning. Personne n'a le temps de tout rassembler, et le restaurant se pilote au ressenti.

Comment ça marche

1. 1RassemblementVentes, couverts, achats et heures de l'équipe sont réunis automatiquement.
2. 2ComparaisonCoût matière, coût du personnel et ventes sont comparés à la semaine précédente et à vos objectifs.
3. 3EnvoiChaque lundi, vous recevez une page claire, avec ce qui a bougé et pourquoi.

Le problème

Le planning tient sur une feuille punaisée en cuisine ou dans un fichier Excel. Chaque changement passe par des messages un par un, et une absence de dernière minute se règle au téléphone, en pleine mise en place.

Comment ça marche

1. 1PréparationLe planning de la semaine est préparé à partir de vos besoins par service, des disponibilités et des repos.
2. 2EnvoiVous le validez, chacun reçoit ses horaires sur son téléphone, et chaque changement est prévenu.
3. 3RemplacementEn cas d'absence, un message part aux membres disponibles de votre équipe, et la personne qui accepte est proposée à votre validation.

Le problème

Heures supplémentaires, coupures, repas pris sur place, renforts ponctuels, absences : tout est noté sur un cahier ou dans un tableau, puis recopié pour la personne qui fait la paie. Une erreur, et c'est un salarié mécontent ou une régularisation.

Comment ça marche

1. 1DéclarationChaque salarié confirme ses heures réelles depuis son téléphone, ou vous les confirmez à partir du planning.
2. 2ContrôleLes écarts avec le planning, les heures supplémentaires et les absences sont signalés.
3. 3EnvoiAprès votre validation, le récapitulatif du mois part à votre comptable ou à votre gestionnaire de paie, au format qu'il attend.

Le problème

Les demandes de groupe arrivent par téléphone, par email ou par message, souvent pendant le service. Il faut rappeler, proposer un menu, chiffrer, demander un acompte, confirmer le nombre de convives. Faute de temps, certaines restent sans réponse et partent ailleurs.

Comment ça marche

1. 1DemandeLe client indique la date, le nombre de personnes, son budget et ses contraintes alimentaires dans un formulaire simple.
2. 2PropositionUn devis est préparé à partir de vos menus de groupe et de vos règles, avec la demande d'acompte.
3. 3SuiviAprès votre validation, le devis part. Le nombre définitif est confirmé avant la date, et la cuisine reçoit la fiche du repas pour préparer ses commandes.

Le problème

Nettoyage de la hotte et des conduits, vérification des extincteurs, passage du prestataire contre les nuisibles, formation à l'hygiène de l'équipe, entretien des chambres froides, assurances : les dates sont nombreuses, et un oubli se découvre le jour d'un contrôle.

Comment ça marche

1. 1InventaireChaque échéance de l'établissement est enregistrée, avec son document et son prestataire.
2. 2RappelsUne alerte part bien avant chaque échéance, avec la demande de rendez-vous prête à envoyer au prestataire.
3. 3RegistreAttestations et rapports d'intervention sont rangés, prêts à présenter.

Le problème

Chaque matin, les quantités de sauces, de garnitures et de desserts à préparer se décident au jugé. Trop, et les préparations finissent à la poubelle en fin de journée ; pas assez, et un plat manque en plein service.

Comment ça marche

1. 1PrévisionLes réservations du jour et les ventes des semaines passées, reprises de votre outil de réservation et de votre caisse, donnent le nombre de couverts attendus et les plats les plus demandés.
2. 2ListeÀ partir de vos fiches recettes, la quantité de chaque préparation est calculée, en tenant compte de ce qui reste de la veille.
3. 3En cuisineLe chef ajuste et valide la liste, sur son téléphone ou imprimée. Les restes de fin de service sont notés en un geste et servent à la liste du lendemain.

Le problème

Quand un client laisse un pourboire par carte, l'argent arrive sur le compte du restaurant. C'est à vous de le reverser à l'équipe, selon la règle de partage que vous avez fixée, et de le faire apparaître sur les bulletins. Le calcul se refait à la main chaque mois, avec le risque d'oublier quelqu'un ou de se tromper de montant.

Comment ça marche

1. 1RelevéLes pourboires laissés par carte sont repris de votre caisse, jour par jour, à part de votre chiffre d'affaires.
2. 2RépartitionIls sont répartis selon votre règle de partage, par exemple au temps de présence, à partir des heures déclarées par l'équipe.
3. 3EnvoiAprès votre validation, chacun reçoit le détail de sa part, et le récapitulatif du mois part à votre gestionnaire de paie.