Automatisation pour le transport et la livraison

Le problème

Le bon de livraison signé reste dans la cabine jusqu'au retour du chauffeur, et la photo dans son téléphone. Quand un client conteste une livraison ou demande une preuve, il faut appeler le chauffeur, retrouver le papier, scanner, renvoyer. Le litige traîne, et la facture avec.

Comment ça marche

1. 1À la remiseLe chauffeur prend la photo de la marchandise livrée et fait signer le destinataire sur son téléphone, en quelques gestes.
2. 2EnvoiLa preuve de livraison part aussitôt à votre client, avec la date et l'heure de la remise et les éventuelles réserves.
3. 3ClassementLa preuve est rangée avec l'ordre de transport, prête à joindre à la facture ou à ressortir en cas de désaccord.

Le problème

Vos clients envoient leurs demandes comme ils veulent : un email, un PDF, un appel, un message. Il faut relire chaque demande, rappeler pour l'adresse exacte, le poids ou le créneau, puis tout saisir avant de pouvoir planifier. Une information oubliée, et le camion part sans le hayon qu'il fallait.

Comment ça marche

1. 1RéceptionChaque demande reçue par email ou par formulaire est lue, quel que soit son format.
2. 2ContrôleLes informations utiles (enlèvement, livraison, marchandise, poids, créneau, contraintes d'accès) sont reprises, et ce qui manque est demandé au client.
3. 3MissionVous recevez un ordre de transport complet, à valider, qui rejoint votre planning.

Le problème

Chaque demande de cotation demande de calculer la distance, de reprendre votre grille, d'ajouter les suppléments et l'indexation du carburant. Faute de temps, la réponse part le lendemain, quand le chargeur a déjà trouvé un autre transporteur. Et les cotations envoyées ne sont jamais relancées.

Comment ça marche

1. 1CalculLa cotation est préparée à partir de la demande, de vos grilles tarifaires et de vos suppléments habituels.
2. 2ValidationVous relisez, ajustez le prix si besoin, et la cotation part au client dans votre modèle.
3. 3SuiviSans réponse, une relance polie part au moment que vous avez choisi, et vous voyez quelles cotations sont acceptées ou perdues.

Le problème

Le planning tient sur un tableau, dans un fichier ou dans votre tête. Une mission ajoutée en fin de journée, un camion au garage, un chauffeur absent, et c'est une soirée au téléphone pour tout réorganiser, en vérifiant à la main qui peut partir et avec quel véhicule.

Comment ça marche

1. 1PréparationLe planning du lendemain est préparé à partir des ordres de transport validés, des véhicules disponibles et des chauffeurs présents.
2. 2ValidationVous le relisez et l'ajustez.
3. 3EnvoiChaque chauffeur reçoit sur son téléphone sa feuille de route (adresses, créneaux, consignes), et chaque changement lui est signalé.

Le problème

Un destinataire absent, un quai fermé, un magasin qui ne réceptionne que le matin : la livraison échoue, et il faut repasser. Prévenir chaque destinataire au téléphone prend un temps que personne n'a.

Comment ça marche

1. 1AvisDès que la livraison est planifiée, le destinataire reçoit le jour et le créneau prévus, avec les consignes utiles.
2. 2ChoixS'il n'est pas disponible, il choisit un autre créneau parmi ceux que vous avez ouverts, ou indique un lieu de dépôt que vous acceptez.
3. 3PrévenanceLe jour même, il est prévenu quand le chauffeur se met en route vers lui, à partir de la tournée prévue.

Le problème

Une avarie, un colis manquant, un retard : la réclamation arrive par email, par courrier ou par téléphone. Les délais courent, les preuves sont éparpillées entre le bon signé, les photos et les messages, et la réclamation est retrouvée trop tard.

Comment ça marche

1. 1EnregistrementChaque réclamation reçue est enregistrée et rattachée à son ordre de transport, avec sa date de réception.
2. 2DossierLa preuve de livraison, les réserves, les photos et les échanges sont rassemblés dans le même dossier.
3. 3SuiviVous êtes prévenu des dates à surveiller, et le client est tenu informé jusqu'à la clôture.

Le problème

Le chauffeur a attendu longtemps au déchargement, il a fallu repasser, un rendez-vous a été manqué par le destinataire. Ces suppléments sont prévus dans vos conditions, mais l'information reste dans la cabine, et la facture part sans eux. Même chose pour la ligne d'indexation du carburant, oubliée ou mal calculée.

Comment ça marche

1. 1RelevéLes heures d'arrivée et de départ et les incidents notés par le chauffeur à la livraison sont rattachés à chaque mission.
2. 2ContrôleLes suppléments prévus par vos conditions et la ligne d'indexation du carburant sont proposés pour chaque mission concernée.
3. 3FactureLa facture est préparée avec ces lignes et leurs justificatifs. Vous la validez avant l'envoi.

Le problème

Le gazole, les salaires et les péages se paient tout de suite, mais certains chargeurs paient bien après l'échéance. Relancer un client qui vous confie du travail chaque semaine est inconfortable, alors vous repoussez, et la trésorerie se tend.

Comment ça marche

1. 1DétectionLes paiements reçus sont rapprochés des factures, et les retards repérés chaque jour.
2. 2RappelsDes rappels polis partent par email, de plus en plus fermes si le retard dure, avec la preuve de livraison jointe.
3. 3AlerteVous êtes prévenu quand un client ne répond plus, avec l'historique prêt pour la suite.

Le problème

À chaque livraison, des palettes partent et d'autres devraient revenir. Les bons de palettes se perdent, les comptes avec les chargeurs et les destinataires ne tombent jamais juste, et les palettes manquantes finissent par être rachetées.

Comment ça marche

1. 1SaisieÀ la livraison, le chauffeur indique les palettes laissées et reprises, avec une photo du bon.
2. 2ComptesLe solde de palettes est tenu à jour pour chaque client et chaque destinataire.
3. 3PointChaque mois, vous recevez les soldes et la liste des écarts à réclamer, avec les justificatifs.

Le problème

Cartes carburant, péages, garages, location de remorques, transporteurs affrétés : les factures arrivent par dizaines, et personne n'a le temps de les vérifier. Une remise oubliée, une intervention facturée deux fois, un affrètement payé au mauvais prix passent inaperçus.

Comment ça marche

1. 1LectureChaque facture fournisseur reçue est lue, ligne par ligne.
2. 2ContrôleLes montants sont comparés à vos conditions et à vos missions, et chaque dépense est rattachée à son véhicule.
3. 3AlerteVous recevez la liste des écarts à réclamer, avec le détail de chaque ligne.

Le problème

Le chiffre d'affaires est connu, mais pas ce que coûte vraiment chaque client : les kilomètres à vide, l'attente, les péages, le carburant. Vous découvrez qu'un client n'est pas rentable des mois plus tard, quand il est trop tard pour renégocier.

Comment ça marche

1. 1RassemblementLes missions facturées, les kilomètres relevés par véhicule et les dépenses de la flotte sont réunis.
2. 2CalculChaque client et chaque tournée reçoivent leur part des coûts, selon la méthode que vous choisissez.
3. 3Point mensuelChaque mois, vous recevez la marge par client et par tournée, et une alerte quand l'une d'elles se dégrade.

Le problème

Quand vous confiez une mission à un autre transporteur, vous devez réunir et tenir à jour ses documents : inscription au registre, licence, attestation de vigilance, assurance. Ils arrivent en retard, expirent sans prévenir, et vous restez exposé.

Comment ça marche

1. 1Lien de dépôtChaque sous-traitant reçoit un lien sécurisé pour déposer ses documents.
2. 2Contrôle des datesChaque document est suivi, et une relance part avant son expiration.
3. 3TableauAvant de confier une mission, vous voyez d'un coup d'œil qui est à jour, et qui ne l'est pas.

Le problème

Contrôles techniques, contrôle du chronotachygraphe et du limiteur de vitesse, formations obligatoires et cartes des conducteurs, téléchargement régulier des données sociales, assurances : les dates sont nombreuses, et un oubli peut immobiliser un camion ou coûter cher lors d'un contrôle routier.

Comment ça marche

1. 1InventaireChaque échéance de l'entreprise, des véhicules et des conducteurs est enregistrée, avec son document.
2. 2RappelsDes alertes partent bien avant chaque échéance, puis juste avant.
3. 3TableauVous voyez d'un coup d'œil ce qui est à jour et ce qui arrive à échéance, véhicule par véhicule.

Le problème

Un camion livre loin, puis rentre souvent à vide. Trouver un chargement retour, c'est chercher sur la bourse de fret trajet par trajet, en rafraîchissant les offres entre deux appels. Faute de temps, la recherche se fait tard, et les meilleures offres sont déjà parties.

Comment ça marche

1. 1Retours à videÀ partir de votre planning, le trajet de retour de chaque camion est repéré, avec le lieu et l'heure de sa dernière livraison prévue.
2. 2RechercheEn complément de votre bourse de fret et de votre logiciel, les offres qui correspondent à chaque retour (lieu, date, type de véhicule) sont recherchées tout au long de la journée.
3. 3AlerteVous recevez les offres retenues, regroupées camion par camion. C'est vous qui décidez d'y répondre, et à quel prix.