Automatisation pour services à la personne

Le problème

Les demandes arrivent par téléphone, par email ou par votre site, souvent quand vous êtes en visite chez un client. Une famille qui ne vous joint pas appelle la structure suivante, et vous perdez un client qui serait resté des années.

Comment ça marche

1. 1Réponse immédiateChaque appel manqué ou message reçoit tout de suite une réponse, avec un lien pour décrire le besoin, et la possibilité d'être rappelé par une personne de votre équipe.
2. 2Demande complèteLa famille indique le type d'aide souhaitée, la commune, les jours et les horaires, sans qu'aucune information de santé ne soit demandée.
3. 3RécapitulatifVous recevez une demande claire, avec une proposition de créneau pour la visite à domicile.

Le problème

Après la visite chez le futur client, il faut reprendre vos notes : les tâches demandées, les jours, les horaires, l'accès au logement. Le devis personnalisé, puis le contrat, se tapent le soir, et la famille attend sa réponse pour s'organiser.

Comment ça marche

1. 1RelevéPendant la visite, vous notez ou dictez les besoins pratiques : tâches, fréquence, jours, horaires, accès.
2. 2BrouillonUn devis puis un contrat sont préparés à partir de ce relevé, de vos tarifs et de vos modèles.
3. 3ValidationVous relisez, ajustez, et les documents partent au client pour signature.

Le problème

Chaque passage chez un client fait l'objet d'une feuille, papier ou sur téléphone, signée par le client. À la fin du mois, il faut récupérer les feuilles de chaque intervenant, recompter les heures client par client et tout ressaisir pour facturer. Une feuille égarée, et c'est une intervention qui n'est pas facturée.

Comment ça marche

1. 1Sur placeL'intervenant remplit une feuille simple sur son téléphone, ou sur papier photographié : date, durée, tâches réalisées, signature du client.
2. 2RegroupementLes feuilles sont rangées automatiquement, client par client, tout au long du mois.
3. 3Fin de moisLa facture de chaque client est préparée à partir de ses feuilles. Vous la validez, elle part avec le détail des passages.

Le problème

Chaque année, vous devez remettre à chaque client une attestation qui lui permet de bénéficier de son avantage fiscal. Il faut reprendre toutes les factures de l'année, distinguer ce qui a été réglé par chaque moyen de paiement, vérifier les montants, puis éditer et envoyer une attestation par client. Les appels de clients qui la réclament commencent dès janvier.

Comment ça marche

1. 1CumulTout au long de l'année, les interventions facturées et les paiements reçus sont cumulés, client par client.
2. 2PréparationDébut janvier, une attestation est préparée pour chaque client, dans votre modèle, avec les règlements par titres préfinancés et ceux passés par l'avance immédiate repérés pour vérification.
3. 3Validation et envoiVous relisez les montants signalés, validez, et chaque client reçoit son attestation par email ou par courrier.

Le problème

Vos clients paient de plusieurs façons : prélèvement, virement, chèque, titres emploi service, et parfois avec l'avance immédiate du crédit d'impôt. Rapprocher chaque versement de la bonne facture prend du temps, et un reste à payer passe facilement inaperçu.

Comment ça marche

1. 1RelevéLes versements reçus sont repris chaque jour, quel que soit le moyen de paiement.
2. 2RapprochementChaque versement est rattaché à sa facture, et les écarts vous sont signalés : montant partiel, paiement en double, facture restée sans règlement.
3. 3PointVous voyez à tout moment ce que chaque client a réglé et ce qui reste à encaisser.

Le problème

Relancer une personne âgée ou une famille chez qui votre intervenante passe chaque semaine est délicat. Alors on repousse, les montants s'accumulent, et c'est votre trésorerie qui supporte les salaires du mois.

Comment ça marche

1. 1DétectionLes factures restées sans règlement sont repérées dès l'échéance.
2. 2RappelsUn rappel courtois part au client, ou à la personne qu'il a désignée pour gérer ses factures, dans votre ton.
3. 3AlerteVous êtes prévenu quand un retard dure, pour appeler vous-même la famille.

Le problème

Vos intervenants passent chez plusieurs clients par jour, avec des horaires fixes et des habitudes à respecter. Une absence, un nouveau client, un horaire qui change, et c'est une série d'appels pour trouver qui peut remplacer, sans laisser une personne âgée sans visite.

Comment ça marche

1. 1PréparationLe planning est préparé à partir des contrats, des horaires de chaque client, des secteurs et des disponibilités de chacun.
2. 2ValidationVous le relisez et l'ajustez.
3. 3Envoi et remplacementsChacun reçoit ses passages sur son téléphone ; en cas d'absence, les intervenants disponibles et déjà connus du client vous sont proposés en premier.

Le problème

Une personne âgée qui voit arriver une intervenante inconnue s'inquiète, et une famille qui n'a pas été prévenue d'un décalage vous appelle, à juste titre. Prévenir chacun un par un, à chaque modification du planning, prend un temps que vous n'avez pas.

Comment ça marche

1. 1AccordÀ la signature du contrat, le client choisit s'il veut être prévenu, comment, et quels proches peuvent l'être aussi.
2. 2MessageDès qu'un horaire ou un intervenant change, un message simple part aux personnes choisies, avec le nom de l'intervenant et l'heure de passage.
3. 3RéponseLa personne peut signaler un empêchement, et vous êtes prévenu.

Le problème

Temps partiels, heures en plus, remplacements, trajets entre deux clients, absences : à la fin du mois, il faut tout reconstituer, intervenant par intervenant, à partir des feuilles, du planning et des messages, puis le transmettre à votre gestionnaire de paie. Une erreur, et c'est une intervenante mécontente dans un métier où chacune compte.

Comment ça marche

1. 1DéclarationLes heures réalisées et les absences sont reprises des feuilles d'intervention et des déclarations de chacun.
2. 2RapprochementCes heures sont comparées au planning, les trajets entre deux clients sont calculés à partir des adresses prévues, et les écarts vous sont signalés.
3. 3TransmissionUn récapitulatif clair, intervenant par intervenant, est préparé pour votre gestionnaire de paie.

Le problème

Dans votre métier, les arrivées sont fréquentes, et chacune demande les mêmes papiers : pièce d'identité, autorisation de travail, diplômes, permis et assurance du véhicule, coordonnées bancaires. Il faut les réclamer, relancer, vérifier ce qui manque, puis tout ressaisir, alors que vos clients attendent.

Comment ça marche

1. 1Lien de dépôtLa nouvelle recrue reçoit la liste des documents attendus et un lien sécurisé pour les déposer depuis son téléphone.
2. 2SuiviChaque pièce manquante est relancée, et vous voyez qui est prêt à démarrer.
3. 3RepriseLes informations sont reprises dans vos fichiers, et le contrat de travail est préparé pour votre validation.

Le problème

Beaucoup de clients confient leurs clés, leur code d'accès, ou de l'argent pour les courses. Quand les intervenants changent, plus personne ne sait qui a le trousseau, et une famille qui demande où est passé l'argent des courses attend une réponse précise.

Comment ça marche

1. 1RegistreChaque clé ou moyen d'accès confié est enregistré avec le client et l'intervenant qui le détient.
2. 2Remise et coursesChaque remise de clé est signée sur un téléphone ; pour les courses, l'intervenant photographie le ticket, qui est rangé avec le client.
3. 3RécapitulatifQuand un intervenant quitte un client ou l'entreprise, vous êtes prévenu de ce qu'il doit rendre ; chaque mois, le relevé des courses est prêt à remettre au client ou à la personne qu'il a désignée.

Le problème

Renouvellement de votre déclaration ou de votre autorisation, déclarations d'activité à transmettre, autorisations de travail de vos salariés, permis et assurances des véhicules utilisés pour aller chez les clients, formations : avec une équipe qui change souvent, les dates sont nombreuses, et un oubli peut coûter cher.

Comment ça marche

1. 1InventaireChaque échéance de l'entreprise et de l'équipe est enregistrée, avec son document.
2. 2RappelsDes alertes partent bien avant chaque échéance, puis juste avant.
3. 3TableauVous voyez d'un coup d'œil ce qui est à jour et ce qui arrive à échéance.

Le problème

Une tâche oubliée, un retard, une demande de changement : les remarques arrivent par téléphone, par message à l'intervenante ou de vive voix au bureau. Elles se perdent, le même souci revient, et la famille a l'impression de ne pas être écoutée.

Comment ça marche

1. 1SignalementLe client ou un proche désigné signale sa remarque via un lien ou par message, ou vous la notez en quelques touches pendant l'appel.
2. 2SuiviLa remarque est rattachée au client, la personne responsable est prévenue, et le client est informé quand c'est réglé.
3. 3BilanLes remarques de l'année sont rassemblées dans un bilan clair, utile pour votre démarche qualité.

Le problème

Votre logiciel tient le planning, mais il faut l'ouvrir pour s'apercevoir qu'une absence a laissé un passage sans intervenant. Entre les visites et le téléphone, le trou se découvre souvent le matin même, quand la personne âgée attend déjà.

Comment ça marche

1. 1VeilleEn complément de votre logiciel, chaque passage des prochains jours resté sans intervenant, ou touché par une absence enregistrée, est repéré dès qu'il apparaît.
2. 2AlerteLa personne de permanence reçoit un message clair, la veille au soir puis tôt le matin, avec les clients concernés et les horaires.
3. 3SuiviDès que le passage est pourvu dans votre logiciel, l'alerte s'éteint ; s'il reste vide, un rappel part.

Le problème

Votre logiciel prépare les factures à partir des interventions enregistrées. Mais une intervention restée sans validation, un passage annulé sans motif ou un changement d'horaire jamais reporté, et la facture part fausse ou incomplète : un client conteste, ou une intervention n'est jamais payée.

Comment ça marche

1. 1ContrôleQuelques jours avant la facturation, en complément de votre logiciel, les interventions du mois sont passées en revue, client par client.
2. 2ListeVous recevez les seuls points à régulariser : interventions restées sans validation, passages annulés sans motif, heures du mois différentes de celles prévues au contrat.
3. 3ClôtureVous corrigez dans votre logiciel, la liste se met à jour, et vous lancez la facturation l'esprit tranquille.