Automatisation pour les auto-écoles

Le problème

Un élève annule sa leçon la veille ou le matin même. Le moniteur est là, la voiture aussi, mais le créneau reste vide, alors que d'autres élèves attendent justement une place. Le temps que le secrétariat appelle les uns et les autres, l'heure est passée.

Comment ça marche

1. 1Annulation repéréeDès qu'une leçon est annulée, le créneau libéré est repéré, avec son moniteur, son heure et son lieu de rendez-vous.
2. 2PropositionLe créneau est proposé par SMS ou par email aux élèves que vous avez mis en attente, selon les règles que vous fixez (moniteur, type de leçon, disponibilités indiquées par l'élève).
3. 3Planning à jourLe premier élève qui accepte obtient la leçon, le planning est mis à jour, les autres sont prévenus que la place est prise, et vous êtes informé.

Le problème

Quand un moniteur est absent, toutes ses leçons de la journée, parfois de la semaine, tombent d'un coup. Il faut prévenir chaque élève, souvent chaque parent, puis tout replacer chez un autre moniteur ou à une autre date, sans oublier personne.

Comment ça marche

1. 1Absence signaléeVous indiquez l'absence du moniteur et sa durée.
2. 2Solutions préparéesPour chaque leçon concernée, un autre moniteur disponible ou un nouveau créneau est proposé. Vous relisez et validez.
3. 3Élèves prévenusChaque élève, et le parent pour un élève mineur, reçoit l'annulation et le nouveau créneau, qu'il confirme ou change en un clic.

Le problème

Le bureau n'est pas ouvert toute la journée, le moniteur ne peut pas décrocher en pleine leçon, et les demandes arrivent par téléphone, par email, par message et par votre site. Une personne qui n'a pas de réponse le jour même s'inscrit ailleurs.

Comment ça marche

1. 1Réponse immédiateChaque appel manqué ou message reçoit tout de suite une réponse, avec un lien pour préciser sa demande.
2. 2Demande complèteLa personne indique le permis visé, ses disponibilités et ses questions, et reçoit les informations pratiques que vous avez validées (horaires du bureau, pièces à prévoir).
3. 3RécapitulatifVous recevez une demande claire, prête à traiter, avec une proposition de rendez-vous au bureau.

Le problème

Combien d'heures il reste, quand est la prochaine leçon, où a lieu le rendez-vous, quelles pièces manquent au dossier : les mêmes questions reviennent toute la journée, par téléphone, par SMS et par email, et chacune interrompt le secrétariat.

Comment ça marche

1. 1Question reçueLa question d'un élève ou d'un parent arrive par message ou par email.
2. 2RéponseLa réponse est préparée à partir des informations de son dossier et des réponses que vous avez validées.
3. 3RelaisCe qui sort du cadre (réclamation, cas particulier, question sur sa progression) vous est transmis, avec la conversation.

Le problème

Les places d'examen sont rares. Un élève qui oublie sa pièce d'identité, se trompe de lieu ou ne prévient pas de son absence, et c'est une place perdue pour toute l'auto-école. Prévenir chaque candidat, son parent, le moniteur et réserver la voiture se fait encore à la main.

Comment ça marche

1. 1ConvocationDès que vous avez placé un élève sur un examen, il reçoit la date, l'heure, le lieu et la liste de ce qu'il doit apporter, et son parent aussi s'il est mineur.
2. 2PréparationUne leçon de préparation avant l'examen est proposée, le moniteur et la voiture sont réservés dans le planning.
3. 3RappelsL'élève reçoit un rappel avant le jour J, peut signaler un empêchement à temps, et vous êtes alerté s'il ne confirme pas.

Le problème

En conduite accompagnée, les rendez-vous pédagogiques sont obligatoires avant de pouvoir présenter l'élève à l'examen. Mais des mois passent entre deux rendez-vous, les familles oublient, et vous découvrez trop tard qu'un rendez-vous n'a pas été fait.

Comment ça marche

1. 1ÉchéancierPour chaque élève en conduite accompagnée, la date du prochain rendez-vous est suivie, à partir de la fin de sa formation initiale et des kilomètres que la famille déclare.
2. 2InvitationÀ l'approche de l'échéance, l'élève et son accompagnateur reçoivent une invitation et choisissent un créneau parmi ceux que vous avez ouverts.
3. 3SuiviVous voyez d'un coup d'œil qui est à jour, qui a un rendez-vous prévu, et qui n'a pas répondu.

Le problème

Certains élèves inscrits arrêtent de réserver sans prévenir : examens, travail, découragement. Des semaines passent, leurs acquis s'effacent, et personne au bureau n'a eu le temps de s'en rendre compte.

Comment ça marche

1. 1RepérageLes élèves inscrits sans leçon prévue depuis une durée que vous choisissez sont repérés chaque semaine.
2. 2Message de suiviUn message simple leur rappelle où ils en sont et leur propose les prochains créneaux disponibles, et à leur parent s'ils sont mineurs.
3. 3PointVous recevez la liste des élèves qui ont répondu, de ceux qui ne répondent pas, et de ceux qui souhaitent faire une pause.

Le problème

Le renouvellement de l'agrément, les autorisations d'enseigner de chaque moniteur, les contrôles techniques et l'entretien des voitures à double commande, les assurances, les audits de qualité : les dates sont nombreuses, espacées de plusieurs années pour certaines, et un oubli peut immobiliser une voiture ou empêcher un moniteur d'enseigner.

Comment ça marche

1. 1InventaireChaque échéance de l'auto-école, des moniteurs et des voitures est enregistrée, avec son document.
2. 2RappelsDes alertes partent bien avant chaque échéance, en tenant compte du délai de dépôt de chaque démarche, puis juste avant.
3. 3TableauVous voyez d'un coup d'œil ce qui est à jour et ce qui arrive à échéance.

Le problème

Si votre auto-école est labellisée ou certifiée, vous devez recueillir l'avis de vos élèves, garder les preuves de votre suivi et tenir à jour un bilan annuel de vos résultats. Tout se reconstitue souvent dans l'urgence, quelques semaines avant l'audit.

Comment ça marche

1. 1Avis des élèvesÀ la fin de la formation et après l'examen, chaque élève reçoit un court questionnaire, et les réponses sont rangées.
2. 2PreuvesLes documents que vous produisez déjà (questionnaires, résultats d'examen que vous saisissez, réclamations traitées) sont classés au fur et à mesure.
3. 3BilanLe bilan annuel et un tableau de suivi sont préparés à partir de ces éléments. Vous les relisez et les validez.