Automatisation pour les offices notariaux

Le problème

Pour une vente, une donation, un contrat de mariage ou un PACS, il faut réunir les pièces d'identité, l'état civil, les titres, les justificatifs demandés par l'office. Elles arrivent par email, par courrier, en photo, souvent incomplètes, et vos collaborateurs passent des heures à réclamer ce qui manque.

Comment ça marche

1. 1Liste des piècesDès l'ouverture du dossier, chaque client reçoit la liste des pièces qui le concernent, selon le type de dossier et sa situation, établie avec vous.
2. 2Dépôt et rappelsIl dépose ses documents par un lien sécurisé, et un rappel part pour ce qui manque, au rythme que vous choisissez.
3. 3Dossier prêtVous voyez d'un coup d'œil ce qui est reçu et ce qui manque, client par client, et les pièces sont rangées dans le dossier.

Le problème

Une succession, ce sont parfois de nombreux héritiers, éloignés, qui ne répondent pas au même rythme. Il faut obtenir de chacun ses pièces et ses informations, alors que la déclaration de succession doit être déposée dans les six mois du décès. Pendant ce temps, les familles s'inquiètent de ne pas avoir de nouvelles.

Comment ça marche

1. 1Liste par héritierChaque héritier reçoit la liste des pièces et des informations qui le concernent, avec un lien sécurisé pour les déposer.
2. 2SuiviUn rappel part pour ce qui manque, et vous voyez héritier par héritier ce qui est reçu, avec le compte à rebours jusqu'à l'échéance des six mois.
3. 3Nouvelles aux famillesÀ chaque étape franchie, les héritiers reçoivent un court message rédigé avec vous, et vous êtes alerté bien avant l'échéance si un dossier reste incomplet.

Le problème

Une vente dépend aussi de documents qui ne viennent pas du client : ceux du syndic de copropriété, les diagnostics, un plan du géomètre, le dossier transmis par l'agence immobilière. Chaque demande se fait par email, et quand l'un d'eux tarde, toute la vente attend.

Comment ça marche

1. 1DemandesPour chaque dossier, les documents attendus de chaque interlocuteur sont listés, et la demande part avec les références du dossier.
2. 2RappelsUn rappel part si le document n'arrive pas dans le délai que vous fixez, et ce qui est reçu est rangé dans le dossier.
3. 3AlerteVous êtes prévenu quand un document reste bloqué et risque de retarder la signature.

Le problème

Entre l'avant-contrat et la signature, ou pendant une succession, les semaines passent sans que le client voie ce qui se passe. Il s'inquiète, appelle, écrit, et c'est souvent le manque de nouvelles, plus que le délai lui-même, qui crée le mécontentement.

Comment ça marche

1. 1ÉtapesLes grandes étapes de chaque type de dossier sont définies avec vous (pièces reçues, documents obtenus, projet prêt, date de signature fixée).
2. 2MessageQuand un collaborateur marque une étape franchie, le client reçoit un court message clair, rédigé avec vous, qui explique où en est le dossier et ce qui vient ensuite.
3. 3Retard expliquéSi une étape attend un document extérieur, le client en est informé simplement, pour qu'il sache que son dossier n'est pas oublié.

Le problème

Où en est le dossier, quelles pièces manquent, quand est le rendez-vous, quels documents apporter : les mêmes questions reviennent toute la journée, par téléphone et par email, et chacune interrompt un collaborateur au milieu d'un acte.

Comment ça marche

1. 1Question reçueLa question d'un client arrive par email ou par message.
2. 2RéponseLa réponse est préparée à partir de l'état de son dossier et des réponses que vous avez validées.
3. 3RelaisTout ce qui touche au fond du dossier (question juridique, montant, réclamation, cas particulier) est transmis au collaborateur chargé du dossier, avec l'échange.

Le problème

Le standard est saturé aux heures de pointe, les collaborateurs sont en rendez-vous, et les demandes arrivent par téléphone, par email et par votre site. Une personne qui veut ouvrir un dossier et n'obtient personne appelle l'office suivant.

Comment ça marche

1. 1Réponse immédiateChaque appel manqué ou message reçoit tout de suite une réponse, avec un lien pour préciser sa demande.
2. 2Demande complèteLa personne indique l'objet de sa demande (achat, vente, succession, famille), ses disponibilités, et reçoit les informations pratiques que vous avez validées (horaires, accès, premières pièces à prévoir).
3. 3Rendez-vousVous recevez une demande claire, orientée vers le bon notaire ou le bon collaborateur, avec une proposition de rendez-vous.

Le problème

Trouver une date de signature, c'est accorder l'agenda du notaire, du vendeur, de l'acquéreur, parfois de l'agence immobilière et d'un confrère. Les appels et les emails se croisent, une date est prise puis remise en cause, et il faut ensuite rappeler à chacun ce qu'il doit apporter.

Comment ça marche

1. 1PropositionVous choisissez quelques créneaux possibles, et chaque partie les reçoit en même temps pour indiquer ceux qui lui conviennent.
2. 2Date retenueDès qu'un créneau convient à tous, il vous est proposé ; vous le confirmez, et l'agenda de l'office est mis à jour.
3. 3Convocation et rappelsChaque partie reçoit la date, l'adresse, la liste des documents à apporter, puis un rappel avant le jour J, et vous êtes alerté si quelqu'un signale un empêchement.

Le problème

Délai de rétractation, réponse à une demande de préemption, conditions à lever, date prévue de signature : chaque vente a ses propres délais, et une succession aussi. Avec des dizaines de dossiers par collaborateur, un délai qui passe ou un dossier qui n'avance plus depuis des semaines peut échapper à tout le monde.

Comment ça marche

1. 1CalendrierPour chaque dossier, les dates clés que vous enregistrez sont suivies.
2. 2RappelsLe collaborateur chargé du dossier est alerté avant chaque échéance, avec le temps d'agir.
3. 3TableauChaque semaine, le notaire voit les dossiers en cours, leurs prochaines échéances et ceux qui n'ont pas bougé depuis une durée que vous choisissez.

Le problème

Clients, agences immobilières, syndics, confrères, géomètres : un office reçoit chaque jour un grand nombre d'emails, souvent avec des pièces jointes. Les retrouver, les rattacher au bon dossier et prévenir le bon collaborateur prend du temps, et un message important peut rester des jours dans une boîte commune.

Comment ça marche

1. 1LectureChaque email reçu sur la boîte de l'office est rapproché de son dossier, à partir de la référence, du nom des parties ou de l'adresse du bien.
2. 2ClassementL'email et ses pièces jointes sont rangés dans le dossier, et le collaborateur chargé du dossier est prévenu.
3. 3DouteCe qui ne correspond à aucun dossier, ou à plusieurs, est mis de côté pour qu'une personne de l'office décide.

Le problème

Noms, dates et lieux de naissance, situation familiale, références du titre de propriété : vos collaborateurs recopient dans le logiciel des informations qui figurent déjà sur les pièces reçues. C'est long, et une faute de frappe dans un nom se retrouve dans un acte.

Comment ça marche

1. 1LectureChaque pièce reçue (pièce d'identité, acte d'état civil, livret de famille, titre) est lue, et ses informations utiles sont relevées.
2. 2PréparationCes informations sont présentées à côté de la pièce, prêtes à être reportées dans la fiche du client ou du dossier.
3. 3ValidationUn collaborateur relit, corrige si besoin et valide ; rien n'est reporté sans lui.

Le problème

Heures de formation continue de chaque notaire, formations des collaborateurs, contrats et assurances de l'office, abonnements, contrôles périodiques : les dates sont nombreuses, espacées, et suivies dans un tableau que personne n'a le temps de tenir.

Comment ça marche

1. 1InventaireChaque échéance de l'office, des notaires et des collaborateurs est enregistrée, avec son justificatif.
2. 2RappelsDes alertes partent bien avant chaque échéance, puis juste avant.
3. 3TableauVous voyez d'un coup d'œil ce qui est à jour, ce qui arrive à échéance, et les heures de formation déjà suivies.

Le problème

Pour le client, tout est fini le jour de la signature. Pour l'office, l'acte doit encore être publié, et le titre de propriété n'arrive que plusieurs mois plus tard. Sans nouvelles, le client s'inquiète, appelle pour savoir où en est son titre, ou croit que son dossier est oublié.

Comment ça marche

1. 1Étapes repéréesEn complément de votre logiciel, les étapes qui suivent la signature (acte déposé pour publication, publication enregistrée, titre envoyé) sont repérées dès qu'elles y sont enregistrées.
2. 2MessageÀ chaque étape que vous avez choisie, le client reçoit un court message rédigé avec vous, qui explique ce qui vient d'être fait et ce qui reste à venir.
3. 3AlerteSi un dossier signé n'avance plus depuis une durée que vous fixez, le collaborateur chargé du dossier est prévenu.