Automatisation pour ongleries et instituts de beauté

Le problème

Pendant une pose, un soin du visage ou une épilation, impossible de décrocher sans tout interrompre. Le téléphone sonne dans le vide, les messages s'accumulent, et une personne qui voulait un rendez-vous réserve ailleurs, pendant que vos habitués attendent la réponse à une question toute simple.

Comment ça marche

1. 1Réponse immédiateChaque appel manqué reçoit tout de suite un SMS, et chaque message envoyé sur votre numéro ou par email reçoit une réponse.
2. 2Le bon cheminLa personne trouve le lien vers votre réservation en ligne si vous en avez une, les réponses que vous avez validées aux questions courantes (horaires, accès, durée d'une prestation, comment se préparer avant un soin), et peut demander à décaler son rendez-vous.
3. 3Récapitulatif à la pauseCe qui demande vraiment votre réponse vous est regroupé, avec la conversation, pour être traité entre deux clientes.

Le problème

Quand une prothésiste ou une esthéticienne est absente, tous ses rendez-vous de la journée tombent d'un coup. Il faut prévenir chaque personne, trouver qui dans l'équipe sait faire la même prestation, proposer un autre créneau, et ne surtout oublier personne.

Comment ça marche

1. 1Absence signaléeVous indiquez l'absence et sa durée.
2. 2Solutions préparéesPour chaque rendez-vous concerné, un autre membre de l'équipe qui réalise cette prestation, ou un nouveau créneau, est proposé. Vous relisez et validez.
3. 3Clientèle prévenueChaque personne reçoit le changement et la solution proposée, qu'elle confirme ou modifie en un clic.

Le problème

Avant un premier soin, une teinture des cils, un rehaussement ou une épilation à la lumière, il faut connaître les précautions à prendre, parfois faire un test de tolérance à l'avance, et garder la trace de ce qui a été dit. Sur papier, la fiche se remplit à l'accueil, au moment où la prestation devrait commencer, puis se perd dans un classeur.

Comment ça marche

1. 1QuestionnaireAprès la réservation d'un premier soin, ou d'un soin qui le demande, la personne reçoit un court questionnaire avec les questions que vous avez rédigées. Les questions sur la santé ne s'affichent qu'après son accord explicite.
2. 2Test de tolérancePour les soins qui en demandent un, un passage pour le test est proposé et rappelé à temps, avant le rendez-vous.
3. 3Fiche prêteVous lisez les réponses avant le soin. C'est vous, et vous seul, qui décidez si le soin peut avoir lieu.

Le problème

Forfaits de séances, cartes cadeaux vendues pour les fêtes : il faut savoir ce qu'il reste à chacun et jusqu'à quand. Une cliente découvre trop tard que son forfait est terminé, et c'est un désaccord au comptoir. En fin d'année, il faut aussi dire à votre expert-comptable ce qui a été vendu mais pas encore utilisé.

Comment ça marche

1. 1SuiviChaque forfait et chaque carte cadeau est suivi : séances utilisées, séances restantes, date de fin.
2. 2RappelÀ l'approche de la date de fin, la personne qui détient le forfait ou la carte reçoit un message de service avec ce qui lui reste et un lien pour réserver, si son contact vous a été donné.
3. 3TableauVous voyez d'un coup d'œil ce qui est en cours, et un état des forfaits et cartes pas encore utilisés est prêt pour votre expert-comptable.

Le problème

Les produits vendus au comptoir passent en caisse, mais ceux utilisés en cabine (gels, vernis, cires, crèmes de soin) partent sans laisser de trace. On découvre qu'un flacon manque au moment de la pose, les commandes se font au jugé chez plusieurs fournisseurs, et quand un produit doit être retiré, personne ne sait vraiment ce qu'il en reste.

Comment ça marche

1. 1ConsommationLes prestations réalisées sont traduites en produits utilisés, selon les quantités que vous fixez pour chaque prestation, et les ventes au comptoir sont reprises de votre caisse.
2. 2PropositionQuand un produit passe sous le seuil que vous avez choisi, une commande est préparée pour chaque fournisseur, en tenant compte de ses minimums de commande.
3. 3ValidationVous ajustez et validez, la commande part, et la livraison est pointée à la réception.

Le problème

Les tickets de caisse, les paiements par carte, les acomptes versés en ligne, les espèces, les factures des fournisseurs reçues par email ou sur papier : tout est éparpillé. Les écarts se découvrent quand l'expert-comptable pose des questions, et la soirée y passe.

Comment ça marche

1. 1RassemblementLes factures reçues par email ou prises en photo, le récapitulatif de caisse et les versements des paiements en ligne sont réunis au fil du mois.
2. 2RapprochementChaque encaissement est comparé à ce qui arrive réellement sur votre compte, et ce qui ne colle pas vous est signalé.
3. 3EnvoiUn dossier complet est préparé chaque mois. Vous le validez, et il part à votre expert-comptable.

Le problème

Le contrôle d'une cabine de bronzage, la formation de remise à niveau pour l'épilation à la lumière pulsée ou au laser, l'entretien des appareils, les assurances, les contrats de maintenance : les dates sont nombreuses, parfois espacées de plusieurs années, et un oubli peut immobiliser un appareil ou empêcher un membre de l'équipe de réaliser un soin.

Comment ça marche

1. 1InventaireChaque échéance de l'institut, de l'équipe et des appareils est enregistrée, avec son document.
2. 2RappelsDes alertes partent bien avant chaque échéance, en tenant compte du temps nécessaire pour prendre rendez-vous ou s'inscrire à une formation, puis juste avant.
3. 3TableauVous voyez d'un coup d'œil ce qui est à jour et ce qui arrive à échéance.