Automatisation pour entreprises de nettoyage

Le problème

Vous êtes sur un site, en réunion avec un client ou en tournée de contrôle. Les demandes de devis arrivent par téléphone, par email et par votre site, et celles qui attendent le soir partent souvent chez une autre entreprise.

Comment ça marche

1. 1Réponse immédiateChaque appel manqué ou message reçoit tout de suite une réponse, avec un lien pour décrire le besoin.
2. 2Demande complèteLe client indique le type de locaux, la surface approximative, la fréquence souhaitée et ses contraintes d'horaires.
3. 3RécapitulatifVous recevez une demande claire, avec une proposition de créneau pour la visite.

Le problème

Après la visite des locaux, il faut tout reprendre : les pièces, les surfaces, les sols, les sanitaires, les fréquences souhaitées, les horaires d'accès. Le chiffrage se fait le soir, le devis part plusieurs jours après, et le client compare entre-temps.

Comment ça marche

1. 1RelevéSur place, vous notez, dictez ou photographiez chaque zone, sa surface et la fréquence demandée.
2. 2BrouillonUn devis et un descriptif des prestations sont préparés à partir de ce relevé, de vos temps de passage et de vos prix, dans votre modèle.
3. 3ValidationVous relisez, ajustez, et le devis part au client.

Le problème

Vous envoyez une proposition, puis plus de nouvelles. Le décideur est en congé, le dossier attend le conseil syndical, et vous ne relancez pas, faute de temps. Vous ne savez jamais quels contrats vont vraiment démarrer.

Comment ça marche

1. 1SuiviChaque devis envoyé est suivi, avec sa date, son montant et son interlocuteur.
2. 2RelanceUn message poli part au bon moment, dans votre ton.
3. 3PointVous savez chaque semaine quels devis sont acceptés, en attente ou perdus, et pourquoi.

Le problème

Vitrerie, remise en état, intervention supplémentaire : chaque prestation fait l'objet d'un bon, signé sur un papier ou un téléphone, qui finit dans une camionnette ou un dossier. À la fin du mois, il faut tout réunir, vérifier ce qui a été fait, et le client demande la preuve avant de payer.

Comment ça marche

1. 1Sur placeLe salarié ou le chef d'équipe remplit un bon simple sur son téléphone, avec des photos si besoin, et le fait signer au client.
2. 2RegroupementLes bons sont rangés automatiquement, client par client et site par site, tout au long du mois.
3. 3Fin de moisLa facture est préparée avec les prestations du contrat et les interventions en plus. Vous la validez, elle part au client avec tous ses bons signés.

Le problème

Dans le nettoyage, les salaires partent tous les mois, quoi qu'il arrive. Quand un client professionnel ou un syndic règle en retard, c'est votre trésorerie qui encaisse. Relancer un client que vous voyez chaque semaine est inconfortable, alors vous repoussez.

Comment ça marche

1. 1DétectionLes paiements reçus sont rapprochés des factures, et les retards repérés chaque jour.
2. 2RappelsDes rappels polis partent par email, de plus en plus fermes si le retard dure, avec la facture et ses bons signés en pièce jointe.
3. 3PointVous voyez ce que chaque client vous doit, et vous êtes prévenu quand l'un d'eux ne répond plus.

Le problème

Vos contrats prévoient une révision des prix chaque année, selon une formule et des indices officiels. Mais chaque contrat a sa date, sa formule, ses indices de départ. Faute de temps, des révisions passent à la trappe, et vous travaillez une année de plus à l'ancien prix alors que vos salaires ont augmenté.

Comment ça marche

1. 1ÉchéancierChaque contrat est enregistré avec sa date anniversaire, sa formule de révision et ses valeurs de départ.
2. 2CalculÀ l'approche de la date, le nouveau prix est calculé à partir des derniers indices publiés, et un courrier d'information est préparé.
3. 3ValidationVous relisez le calcul et le courrier, puis le client est informé et le nouveau prix est repris sur les factures suivantes.

Le problème

Vos salariés travaillent sur plusieurs sites, souvent tôt le matin ou tard le soir, avec des horaires différents chaque jour. Une absence, un nouveau contrat, un site qui change d'horaires, et c'est une série d'appels pour réorganiser la semaine et trouver un remplaçant.

Comment ça marche

1. 1PréparationLe planning est préparé à partir de vos contrats, des horaires de chaque site et des disponibilités de chacun.
2. 2ValidationVous le relisez et l'ajustez.
3. 3Envoi et remplacementsChacun reçoit ses sites et ses horaires sur son téléphone ; en cas d'absence, les remplaçants possibles vous sont proposés.

Le problème

Temps partiels, heures en plus sur un site, remplacements, absences, primes : à la fin du mois, il faut tout rassembler, salarié par salarié, à partir de feuilles, de messages et du planning, puis le transmettre à votre gestionnaire de paie. Une erreur, et c'est un salarié mécontent ou une régularisation le mois suivant.

Comment ça marche

1. 1DéclarationChaque salarié ou chef d'équipe déclare les heures réalisées et les absences, sur son téléphone ou sur une feuille simple.
2. 2RapprochementCes heures déclarées sont comparées au planning, et les écarts vous sont signalés pour validation.
3. 3TransmissionUn récapitulatif clair, salarié par salarié, est préparé pour votre gestionnaire de paie ; les heures en plus qui se répètent sur un même salarié vous sont signalées.

Le problème

Quand vous remportez un contrat, vous reprenez souvent une partie du personnel de l'entreprise sortante. Il faut lui réclamer la liste des salariés et leurs documents, vérifier ce qui manque, relancer, puis préparer les propositions aux salariés, le tout dans des délais serrés.

Comment ça marche

1. 1DemandeLa liste des documents attendus part à l'entreprise sortante, avec un lien sécurisé pour les déposer.
2. 2SuiviChaque dossier de salarié est vérifié, les pièces manquantes relancées, et les délais suivis.
3. 3PréparationLes informations de chaque salarié sont reprises dans vos fichiers, et les courriers à envoyer aux salariés sont préparés pour votre validation.

Le problème

Vos clients professionnels doivent vous demander régulièrement votre attestation de vigilance, votre attestation d'assurance, votre extrait Kbis. Chacun le fait à sa façon, par email ou sur sa propre plateforme, et vous passez du temps à chercher la bonne version et à l'envoyer à chacun.

Comment ça marche

1. 1ClassementChaque attestation est rangée avec sa date de validité.
2. 2RappelVous êtes prévenu avant chaque expiration, pour télécharger la nouvelle version.
3. 3EnvoiDès qu'elle est à jour, elle part aux clients qui la demandent, avec votre accord, et vous voyez qui l'a reçue.

Le problème

Quand quelque chose ne va pas sur un site, le client vous appelle, envoie un email au commercial ou en parle au chef d'équipe. Les remarques se perdent, le même problème revient, et le client a l'impression de ne pas être écouté. Vos propres contrôles qualité, eux, restent sur papier.

Comment ça marche

1. 1SignalementLe client, ou son personnel, signale un problème via un lien ou un code affiché sur le site, avec une photo s'il le souhaite.
2. 2TraitementLe chef d'équipe du site est prévenu, et le client est informé quand c'est réglé.
3. 3BilanVos contrôles qualité et les signalements du mois sont rassemblés dans un bilan clair, que vous pouvez partager avec le client.

Le problème

Formations aux produits et aux machines, autorisations de travail à renouveler, visites médicales, assurances, contrôles des autolaveuses et des véhicules : avec une équipe nombreuse et qui change souvent, les dates sont innombrables, et un oubli peut coûter cher.

Comment ça marche

1. 1InventaireChaque échéance de l'entreprise et de l'équipe est enregistrée, avec son document.
2. 2RappelsDes alertes partent bien avant chaque échéance, puis juste avant.
3. 3TableauVous voyez d'un coup d'œil ce qui est à jour et ce qui arrive à échéance.

Le problème

Vos clients vous confient leurs clés, leurs badges et leurs codes d'alarme. Les salariés changent, les remplaçants passent, et un jour un trousseau manque sans que personne sache qui l'avait. Même chose pour les tenues et le petit matériel prêtés.

Comment ça marche

1. 1RegistreChaque clé, badge ou matériel est enregistré avec le site et la personne à qui il est confié.
2. 2RemiseChaque remise et chaque restitution est signée sur un téléphone, avec la date.
3. 3AlerteQuand un salarié quitte un site ou l'entreprise, vous êtes prévenu de ce qu'il doit rendre.

Le problème

Les salariés signalent un manque de produits ou de consommables au dernier moment, par message ou de vive voix. Les commandes se font dans l'urgence, et les consommables fournis au client ne sont pas toujours repris sur la facture.

Comment ça marche

1. 1SignalementLe salarié indique ce qui manque sur le site, en quelques touches sur son téléphone.
2. 2CommandeLes besoins sont regroupés et une commande est préparée pour votre validation.
3. 3FactureLes consommables à refacturer sont ajoutés à la facture du client concerné.

Le problème

Un site prend plus d'heures que prévu, les remplacements s'y enchaînent, les consommables partent plus vite. Vous ne le voyez qu'au bilan, ou jamais, parce que le prix du contrat, les heures et les achats sont rangés à des endroits différents. Et le contrat est reconduit au même prix.

Comment ça marche

1. 1RassemblementChaque mois, le prix de chaque contrat, les heures prévues et réalisées sur le site et les consommables fournis sont réunis, en complément de votre logiciel ou à partir de vos fichiers.
2. 2ComparaisonCe que le site rapporte est comparé à ce qu'il coûte, site par site.
3. 3AlerteVous recevez un point mensuel, avec une alerte sur les sites qui dérapent, en particulier à l'approche de leur révision de prix ou de leur renouvellement.

Le problème

Entre la signature et le premier passage, il faut tout organiser en quelques jours : visite et documents de prévention avec le client, horaires et accès, clés et badges à récupérer, consignes particulières, produits à livrer, salariés à affecter et à informer. Une étape oubliée, et le premier passage, celui que le client regarde de près, se passe mal.

Comment ça marche

1. 1DéclenchementDès qu'un contrat est signé, en complément de votre logiciel ou de vos fichiers, la liste des étapes du démarrage est créée pour ce site.
2. 2SuiviChaque étape a sa date et son responsable ; les documents attendus du client lui sont demandés, et vous êtes prévenu de ce qui manque avant le premier passage.
3. 3ConsignesLa fiche du site (horaires, accès, consignes, produits) est préparée pour votre validation, puis envoyée aux salariés affectés.