Automatisation pour organismes de formation

Le problème

Pour chaque stagiaire financé, il faut un dossier complet chez le bon financeur, déposé à temps : programme, devis, convention, accord de l'entreprise. Chaque OPCO a ses règles et ses délais, les pièces arrivent au compte-gouttes, et un dossier incomplet revient, retarde la session ou n'est jamais pris en charge.

Comment ça marche

1. 1DossierÀ chaque inscription financée, la liste des pièces attendues par ce financeur est préparée, avec la date limite de dépôt.
2. 2RelancesL'entreprise ou le stagiaire est relancé pour chaque pièce qui manque, dans votre ton, et vous êtes alerté si l'échéance approche.
3. 3SuiviChaque dossier a son statut (à compléter, déposé, accordé, refusé), et vous voyez d'un coup d'œil ceux qui bloquent.

Le problème

À la fin de la session, il faut réunir les feuilles de présence, le certificat de réalisation et la facture, puis les transmettre au financeur ou à l'entreprise. Une demi-journée sans signature, un nom mal écrit, un document oublié, et le paiement est bloqué ou réduit, des semaines plus tard.

Comment ça marche

1. 1ContrôleÀ la fin de chaque session, les présences sont comparées au programme, demi-journée par demi-journée, et chaque document attendu est vérifié.
2. 2AlerteS'il manque une signature ou une pièce, vous êtes prévenu tout de suite, pendant qu'il est encore facile de la récupérer.
3. 3Dossier prêtLe dossier complet est rassemblé, prêt à envoyer avec la facture au financeur ou à l'entreprise.

Le problème

Pour une grande partie des formations financées, c'est désormais l'entreprise qui vous règle, avant de se faire rembourser par son OPCO. Plus de factures à suivre, des entreprises qui attendent leur remboursement pour payer, des acomptes à réclamer, et une trésorerie qui se tend.

Comment ça marche

1. 1DétectionLes paiements reçus sont rapprochés des factures, et les retards repérés chaque jour, entreprise par entreprise et financeur par financeur.
2. 2RappelsDes rappels polis partent par email, de plus en plus fermes si le retard dure, avec les pièces dont l'entreprise a besoin pour se faire rembourser.
3. 3PointVous voyez ce que chaque entreprise et chaque financeur vous doit, et vous êtes prévenu quand l'un d'eux ne répond plus.

Le problème

Pendant que vous animez, le téléphone et la boîte mail se remplissent : une entreprise qui veut former trois salariés, un particulier qui demande les dates, un service RH qui veut un programme. Celles qu'on rappelle trop tard s'inscrivent ailleurs.

Comment ça marche

1. 1Réponse immédiateChaque appel manqué ou message reçoit tout de suite une réponse, avec un lien pour préciser la demande.
2. 2Demande complèteLa personne indique la formation souhaitée, le nombre de participants, les dates possibles, le mode de financement envisagé et un éventuel besoin d'aménagement (sans aucun détail médical).
3. 3RécapitulatifVous recevez une demande claire, prête à traiter, avec la session qui pourrait convenir.

Le problème

Une entreprise vous décrit son besoin au téléphone. Il faut ensuite adapter le programme, les objectifs, la durée, les modalités et le devis, à partir d'anciens documents. La proposition part plusieurs jours plus tard, et l'entreprise a reçu celle d'un concurrent.

Comment ça marche

1. 1BesoinVous notez ou dictez ce que l'entreprise attend (public, objectifs, contraintes, dates).
2. 2BrouillonUne proposition est préparée dans votre modèle, à partir de vos programmes existants et de vos tarifs.
3. 3ValidationVous relisez, ajustez, et la proposition part au client.

Le problème

Vous envoyez des propositions, puis plus de nouvelles : le service RH attend un budget, le manager est en congés, le dossier de financement n'est pas lancé. Vous relancez quand vous y pensez, et vous ne savez jamais quelles sessions vont vraiment se remplir.

Comment ça marche

1. 1SuiviChaque proposition envoyée est suivie, avec sa date et la session visée.
2. 2RelanceUn message poli part au bon moment, dans votre ton, en rappelant le délai à respecter pour la demande de financement.
3. 3PointVous savez chaque semaine quelles propositions sont acceptées, en attente ou abandonnées, et pourquoi.

Le problème

Avant la session, il faut recueillir les attentes du stagiaire, les prérequis qu'il déclare, un éventuel besoin d'aménagement (sans aucun détail médical), et parfois des pièces pour passer une certification. Les réponses arrivent en retard, incomplètes, ou le jour même.

Comment ça marche

1. 1Lien personnelChaque stagiaire inscrit reçoit un lien sécurisé, avec les questions et les pièces qui le concernent.
2. 2RelanceUne relance part tant qu'il manque une réponse ou un document, et le formateur est prévenu d'un besoin d'aménagement.
3. 3Dossier prêtLe dossier est rangé avec la session, et le formateur reçoit la synthèse des attentes avant de commencer.

Le problème

Les convocations sont parties, mais certains stagiaires oublient la date, la salle ou le lien de connexion, et d'autres se désistent au dernier moment sans prévenir. La place reste vide, alors que quelqu'un attendait une session.

Comment ça marche

1. 1RappelQuelques jours avant la session, chaque stagiaire reçoit un rappel avec la date, le lieu ou le lien, et peut confirmer sa venue ou signaler un empêchement.
2. 2Place libéréeQuand un stagiaire se désiste, vous êtes prévenu, et la place est proposée aux personnes en liste d'attente, après votre accord.
3. 3Point de la veilleLa veille, vous et le formateur recevez la liste des présents attendus.

Le problème

Une session inter n'a pas assez d'inscrits à quelques semaines du démarrage. On attend, on espère, puis on décide trop tard : il faut alors prévenir chaque stagiaire, chaque entreprise et le formateur un par un, et parfois revoir les dossiers de financement.

Comment ça marche

1. 1AlerteÀ l'approche de la date que vous avez fixée pour décider, vous recevez l'état de chaque session (inscrits, en attente, places restantes).
2. 2DécisionVous choisissez de maintenir ou de reporter, en un clic.
3. 3InformationEn cas de report, les stagiaires, les entreprises et le formateur sont prévenus d'un coup, avec les nouvelles dates proposées, et les dossiers concernés sont signalés.

Le problème

Le planning tient dans un tableau partagé, entre les disponibilités des formateurs indépendants, les salles, le matériel et les sessions à distance. Un formateur malade, une salle indisponible, et c'est une journée d'appels pour tout réorganiser.

Comment ça marche

1. 1DisponibilitésChaque formateur indique ses disponibilités via un lien, et les sessions confirmées sont reprises automatiquement.
2. 2PréparationLe planning des sessions, des formateurs et des salles est préparé, et les conflits sont signalés. Vous le relisez et l'ajustez.
3. 3EnvoiChaque formateur reçoit ses sessions, le lieu et les informations pratiques, et chaque changement lui est prévenu.

Le problème

Chaque formateur indépendant doit vous fournir son contrat signé, son CV à jour, ses justificatifs, et vous devez pouvoir montrer comment vous suivez ses interventions. Puis ses factures arrivent, et personne n'a le temps de vérifier qu'elles correspondent aux jours vraiment animés.

Comment ça marche

1. 1Lien de dépôtChaque formateur reçoit un lien sécurisé pour déposer ses documents, et une relance part avant qu'un document expire.
2. 2Contrôle des facturesChaque facture reçue est comparée aux sessions réalisées et aux tarifs convenus.
3. 3TableauVous voyez qui est à jour, et la liste des écarts à vérifier avant de payer.

Le problème

Les preuves dont vous aurez besoin à l'audit existent, mais elles sont partout : dans la boîte mail, sur un disque partagé, dans les dossiers des formateurs. Quelques semaines avant l'audit, il faut tout retrouver, et découvrir ce qui manque.

Comment ça marche

1. 1ListeAvec votre responsable qualité, nous établissons la liste des documents que vous voulez réunir pour chaque session et pour l'organisme.
2. 2ClassementChaque document produit ou reçu est rangé automatiquement au bon endroit, au fil des sessions.
3. 3TableauVous voyez chaque mois ce qui est complet et ce qui manque, session par session.

Le problème

Date de l'audit de surveillance, bilan annuel à déposer, fin d'enregistrement d'une certification que vous préparez, habilitations et attestations de vos formateurs, assurances : les dates sont nombreuses, et un oubli peut bloquer des sessions ou des financements.

Comment ça marche

1. 1InventaireChaque échéance de l'organisme et de vos formateurs est enregistrée, avec son document.
2. 2RappelsDes alertes partent bien avant chaque échéance, puis juste avant.
3. 3TableauVous voyez d'un coup d'œil ce qui est à jour et ce qui arrive à échéance.

Le problème

Horaires, adresse, lien de connexion, documents à apporter, accessibilité, date de l'attestation : vous répondez sans cesse aux mêmes questions, souvent pendant les sessions, et chaque interruption coupe votre journée.

Comment ça marche

1. 1QuestionLe stagiaire ou l'entreprise pose sa question par email ou par message.
2. 2RéponseL'assistant répond tout de suite, à partir des informations de la session et des réponses que vous avez validées.
3. 3RelaisLes questions sur le financement, les tarifs ou la pédagogie sont transmises à la bonne personne de votre équipe.

Le problème

Les questionnaires de fin de formation reviennent, mais personne n'a le temps de les lire au fil de l'eau. Une réponse très négative, une réclamation reçue par email ou au téléphone restent sans suite jusqu'au bilan. À l'audit Qualiopi, il faut pourtant montrer ce que ces retours ont changé, et la trace manque souvent.

Comment ça marche

1. 1AlerteEn complément de votre logiciel, chaque réponse insatisfaite à un questionnaire vous est signalée le jour même, selon le seuil que vous avez fixé, comme chaque réclamation reçue par email ou par formulaire.
2. 2SuiviChaque réclamation a son responsable, sa réponse et l'action décidée, et un rappel part si elle reste sans réponse.
3. 3BilanChaque mois, les retours sont regroupés par formation, avec les actions décidées et leur avancement.