Automatisation pour les cliniques vétérinaires

Le problème

À l'accueil, la même personne répond au téléphone, encaisse, délivre les commandes et aide en salle de soins. Pendant les heures chargées, des appels restent sans réponse, alors que beaucoup portent sur les mêmes sujets : horaires, rendez-vous, commande prête ou non, heure de sortie d'un animal. Un propriétaire qui n'arrive pas à joindre la clinique appelle ailleurs.

Comment ça marche

1. 1Réponse immédiateChaque appel manqué ou message reçoit tout de suite une réponse, avec un lien pour préciser sa demande.
2. 2Demande triéeLes questions pratiques reçoivent la réponse que vous avez validée (horaires, accès, documents à apporter) ; une demande de rendez-vous est préparée avec le nom de l'animal et le motif indiqué par le propriétaire.
3. 3RelaisTout ce qui touche à la santé de l'animal vous est transmis aussitôt. Si le propriétaire parle d'une urgence, il reçoit immédiatement le numéro de la clinique ou du service de garde que vous avez indiqué.

Le problème

Votre agenda est plein plusieurs jours à l'avance, des propriétaires attendent une place plus tôt, et pourtant un rendez-vous annulé le matin même reste souvent vide. Le temps de rappeler les uns et les autres, la place est perdue.

Comment ça marche

1. 1Annulation repéréeDès qu'un rendez-vous est annulé, la place libérée est repérée, avec son vétérinaire, son heure et sa durée.
2. 2PropositionLa place est proposée par SMS ou par email aux propriétaires que vous avez mis en attente, selon les règles que vous fixez (vétérinaire, type de consultation, durée).
3. 3Agenda à jourLe premier qui accepte obtient le rendez-vous, les autres sont prévenus que la place est prise, et vous êtes informé.

Le problème

Pour une stérilisation, un détartrage ou une chirurgie programmée, il faut que le propriétaire ait reçu les consignes de la veille, signé le devis et le consentement, et sache à quelle heure déposer puis récupérer son animal. Un oubli, et l'intervention est reportée, le bloc reste vide, et l'accueil passe la matinée à rappeler.

Comment ça marche

1. 1Dossier de l'interventionDès que l'intervention est programmée, le propriétaire reçoit les consignes que vos vétérinaires ont rédigées pour ce type d'intervention, le devis et le formulaire de consentement à signer à distance.
2. 2Rappel la veilleLa veille, il reçoit un rappel avec l'heure de dépôt et les consignes, et confirme sa venue. Vous êtes alerté si le devis n'est pas signé ou si la venue n'est pas confirmée.
3. 3SortieQuand le vétérinaire indique que l'animal peut sortir, le propriétaire reçoit l'heure de sortie et les documents que la clinique a préparés pour lui.

Le problème

Quand un animal est hospitalisé, son propriétaire est inquiet, et c'est bien normal. Il appelle pour avoir des nouvelles, souvent plusieurs fois, au moment où le vétérinaire est en consultation ou au bloc. L'accueil ne peut pas répondre à sa place, et la conversation se répète d'un appel à l'autre.

Comment ça marche

1. 1Note du vétérinaireÀ l'heure que vous choisissez, le vétérinaire écrit quelques mots sur l'animal ou choisit un message parmi ceux que vous avez préparés.
2. 2EnvoiLe propriétaire reçoit ce message par SMS ou par email, tel que le vétérinaire l'a écrit, avec les horaires de visite ou l'heure prévue de sortie.
3. 3Rappel du vétérinaireSi le propriétaire souhaite parler au vétérinaire, il le demande en un clic, et la demande est ajoutée à la liste des appels à passer.

Le problème

Les aliments et les produits d'entretien se commandent au téléphone, par email ou au comptoir. L'accueil note, commande, puis doit prévenir chaque client quand c'est arrivé. Certains ne viennent jamais chercher leur commande, et les sacs s'empilent dans la réserve.

Comment ça marche

1. 1Commande reçueLe client envoie sa demande par message ou par un formulaire simple, avec le nom de son animal et le produit qu'il prend habituellement.
2. 2PréparationLa demande arrive à l'accueil, au même format, prête à être ajoutée à votre prochaine commande. Vous confirmez ce qui est disponible.
3. 3Commande prêteLe client est prévenu dès que sa commande est prête, et reçoit un seul rappel si elle n'est pas retirée après le délai que vous fixez.

Le problème

Les propriétaires assurés demandent une feuille de soins remplie, une copie de facture, un duplicata, une attestation de vaccination à recopier. Les demandes arrivent après la consultation, par email ou au comptoir, et s'accumulent sur le bureau du vétérinaire, qui recopie à la main ce qui figure déjà dans le dossier.

Comment ça marche

1. 1Demande reçueLe propriétaire envoie sa demande et, s'il le faut, le formulaire de son assurance.
2. 2PréparationLa partie administrative est remplie à partir de la facture et du dossier (coordonnées, animal, date, actes facturés, montants). La partie réservée au vétérinaire reste vide.
3. 3Signature et envoiLe vétérinaire complète, relit et signe. Le document part au propriétaire, et une copie est rangée dans le dossier.

Le problème

Pour un nouveau client, il faut tout saisir le jour de la consultation : coordonnées, animal, numéro d'identification, assurance, vaccins déjà faits. Le carnet est souvent oublié à la maison, et l'historique de l'ancienne clinique se demande au téléphone, après coup.

Comment ça marche

1. 1Fiche à remplirDès que le premier rendez-vous est pris, le client reçoit un lien pour remplir sa fiche et celle de son animal, et déposer une photo du carnet de santé.
2. 2HistoriqueS'il le souhaite, il indique son ancienne clinique et donne son accord pour que vous lui demandiez le dossier de son animal. La demande est préparée pour vous.
3. 3Fiche prêteLes informations arrivent au même format, prêtes à être reprises dans votre logiciel. Vous voyez ce qui manque avant la consultation.

Le problème

Quand un animal meurt, plusieurs choses doivent se faire sans faute : arrêter tous ses rappels, suivre la crémation choisie par la famille, prévenir quand l'urne est revenue à la clinique. Tout se suit souvent sur un cahier, et un oubli blesse une famille qui fait confiance à la clinique.

Comment ça marche

1. 1Décès enregistréDès que le décès est noté, tous les rappels et messages prévus pour l'animal sont arrêtés.
2. 2Crémation suivieLe choix de la famille est enregistré, puis chaque étape est suivie (départ, retour de l'urne ou du certificat). Vous voyez d'un coup d'œil ce qui est en attente.
3. 3Famille prévenueQuand l'urne est revenue, la famille reçoit un message sobre, que vous avez rédigé et validé, pour convenir d'un moment pour venir la chercher.

Le problème

En pratique rurale ou mixte, chaque élevage suivi a ses échéances : bilan sanitaire annuel, protocole de soins à revoir, visites de suivi, visites sanitaires obligatoires. Les dates sont réparties sur toute l'année, chez des dizaines d'éleveurs, et une échéance dépassée complique la suite du suivi.

Comment ça marche

1. 1ÉchéancierPour chaque élevage, les dates des visites et des bilans sont enregistrées, avec le vétérinaire qui le suit.
2. 2InvitationÀ l'approche de l'échéance, l'éleveur reçoit une proposition de dates parmi celles que vous avez ouvertes, et choisit la sienne.
3. 3TableauVous voyez d'un coup d'œil quels élevages sont à jour, lesquels ont une visite prévue et lesquels n'ont pas répondu.

Le problème

Contrôles des appareils de radiologie, désignation et formation de la personne chargée de la radioprotection, formations exigées pour garder une habilitation, contrôles du matériel, assurances, contrats d'entretien : les dates sont nombreuses, espacées de plusieurs années pour certaines, et un oubli se découvre souvent au moment d'une inspection.

Comment ça marche

1. 1InventaireChaque échéance de la clinique, de ses vétérinaires et de son matériel est enregistrée, avec son document.
2. 2RappelsDes alertes partent bien avant chaque échéance, en tenant compte du temps nécessaire pour préparer la démarche, puis juste avant.
3. 3TableauVous voyez d'un coup d'œil ce qui est à jour et ce qui arrive à échéance.

Le problème

Avant de partir à l'étranger avec son animal, il faut parfois une identification, une vaccination faite assez tôt, une prise de sang envoyée au laboratoire, un passeport à jour et un certificat juste avant le départ. Les délais se comptent en semaines, et parfois en mois selon la destination. Beaucoup de propriétaires appellent la clinique quelques jours avant de partir, quand il est déjà tard, et l'accueil doit tout expliquer au téléphone.

Comment ça marche

1. 1Départ annoncéLe propriétaire indique sa destination, sa date de départ et l'animal concerné, par un formulaire simple.
2. 2Étapes fixées par le vétérinaireLa demande arrive au vétérinaire avec le dossier de l'animal. Il fixe les étapes nécessaires et leurs dates, et les rendez-vous correspondants sont proposés au propriétaire.
3. 3Rappels jusqu'au départAvant chaque étape, le propriétaire reçoit un rappel. Vous voyez d'un coup d'œil les départs à venir et les étapes qui restent à faire.

Le problème

Quand un vétérinaire adresse un animal à un confrère ou à un centre spécialisé, il faut envoyer le dossier, savoir si le rendez-vous a été pris, puis récupérer le compte rendu pour assurer la suite des soins. Tout passe par des formulaires, des emails et des appels. Le compte rendu se fait parfois attendre, le vétérinaire traitant le réclame, et le propriétaire ne sait pas toujours où en est le dossier de son animal.

Comment ça marche

1. 1Dossier envoyéAvec l'accord du propriétaire, le vétérinaire choisit les documents à transmettre. Ils partent au confrère par un lien sécurisé, avec la demande de prise en charge.
2. 2Étapes suiviesChaque cas référé est suivi jusqu'au bout : dossier reçu, rendez-vous fixé, animal vu, compte rendu reçu. Vous êtes alerté si une étape tarde.
3. 3RetourLe compte rendu rédigé par le confrère arrive chez le vétérinaire traitant et est rangé dans le dossier. Le propriétaire est prévenu que son vétérinaire l'a reçu et reviendra vers lui.