Liste d'arrivée partagée
Chaque tâche de l'arrivée a son responsable et sa date.
Préparer l'arrivée d'un nouveau salarié, sans liste qui s'égare
Le premier jour se prépare à l'avance, et vous gardez la main
Mis à jour le 18 octobre 2026
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Vous vous reconnaissez ?
- « Le jour J, on s'aperçoit que personne n'a préparé sa tenue ni ses accès. »
- « Je relance trois fois pour obtenir les papiers dont la paie a besoin. »
- « Chaque responsable accueille à sa façon, et certains oublient les consignes de sécurité. »
- « Les informations du contrat, je les recopie dans quatre fichiers différents. »
Ce que ça vous coûte
- Un premier jour raté, quand le nouveau venu attend son matériel ou ses accès et se demande s'il était vraiment attendu.
- Des papiers qui manquent, réclamés à plusieurs reprises, au risque de retarder la première paie.
- Des consignes oubliées, quand l'accueil dépend de la personne présente ce jour-là.
- Des ressaisies, et les erreurs qui vont avec, entre le contrat, le dossier du salarié, le planning et vos listes internes.
Comment ça se passe, une fois automatisé
On part de vos outils actuels : vos modèles de documents dans Word, vos fichiers Excel ou Google Sheets, votre messagerie, et votre logiciel de paie si vous en avez un.
Vous lancez l'arrivée
vous saisissez une seule fois le nom, le poste et la date d'arrivée. Ces informations alimentent ensuite vos fichiers, sans recopie.Chacun reçoit sa part
le responsable d'équipe, la personne qui prépare la tenue, celle qui crée les accès. Chacun sait quoi faire et pour quand, et un rappel arrive si une tâche n'est pas faite à l'approche du premier jour.Le futur salarié transmet ses papiers
il reçoit la liste des documents à fournir et un lien pour les déposer. On ne demande que ce qui est utile à l'embauche, et tout arrive dans son dossier.Le premier jour est cadré
la veille, il reçoit le livret d'accueil et le programme de ses premiers jours. Vous recevez un point sur ce qui est prêt et sur ce qui manque.
Les démarches officielles restent entre vos mains ou celles de votre expert-comptable. Par exemple, la déclaration préalable à l'embauche se fait auprès de l'Urssaf, avant la prise de poste : l'outil vous rappelle seulement de vérifier qu'elle est partie.
Automatisations liées
Dépôt des papiers d'embauche
Le futur salarié envoie ses documents par un lien, rangés dans son dossier.
Livret d'accueil envoyé la veille
Horaires, contacts, premier programme : il sait à quoi s'attendre.
Questions fréquentes
Faut-il un logiciel de ressources humaines ?
Non. On part de vos modèles et de vos fichiers actuels. Si vous avez déjà un logiciel de paie ou de gestion du personnel, on s'y relie pour éviter les ressaisies, sans refaire ce qu'il fait déjà.
Les documents personnels du salarié sont-ils protégés ?
On ne demande que les documents utiles à l'embauche. Ils sont rangés dans son dossier et restent accessibles aux seules personnes que vous désignez.
La déclaration préalable à l'embauche est-elle envoyée par l'outil ?
Non, elle reste sous votre responsabilité ou celle de votre expert-comptable, et doit être faite avant la prise de poste. L'outil peut préparer les informations nécessaires pour vous éviter de les recopier, et vous la rappelle dans la liste d'arrivée.
Et si l'embauche est finalement annulée ?
Vous arrêtez l'arrivée : les tâches prévues sont retirées, les personnes concernées sont prévenues, et les documents déjà reçus sont supprimés selon les règles que vous avez fixées.
Et si votre prochain salarié trouvait tout prêt dès son premier matin ?
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Voir aussi :Faire passer les informations internesGérer les congés et les absencesAutomatisation des tâches et des processAgences de recrutement et d'intérimRestaurantsGarages automobilesCalculateur