Aller au contenu
    Audit gratuit

    Des fichiers rangés au bon endroit, et retrouvés du premier coup

    Un nom clair, un dossier logique, une archive qui se tient toute seule

    Mis à jour le 18 octobre 2026

    Réserver mon audit gratuitPremier appel gratuit et sans engagement

    Vous vous reconnaissez ?

    • « On a trois fichiers qui s'appellent plan définitif, et aucun n'est le bon. »
    • « Chacun range à sa façon, alors on cherche toujours dans les dossiers du voisin. »
    • « Le serveur est plein de dossiers d'il y a dix ans qu'on n'ose pas toucher. »
    • « Quand un ancien client rappelle, retrouver son dossier prend une éternité. »

    Ce que ça vous coûte

    • Du temps de recherche, chaque jour, pour des documents qui existent mais qu'on ne trouve pas.
    • Des erreurs de version, quand on envoie au client un fichier dépassé.
    • Une dépendance à une seule personne, la seule à savoir où tout se trouve.
    • Un risque sur les documents à garder, supprimés par erreur ou introuvables le jour où on vous les demande.

    Calculer ce que ça me coûte →

    Comment ça se passe, une fois automatisé

    On part de vos dossiers actuels : votre serveur, votre espace de stockage partagé ou les dossiers de vos ordinateurs.

    1. On fixe vos règles de rangement

      une arborescence et une façon de nommer les fichiers, décidées avec vous et simples à comprendre.

    2. Les nouveaux fichiers se rangent

      un fichier déposé ou reçu est renommé et placé dans le bon dossier, avec la date et le numéro de dossier.

    3. L'existant est remis en ordre

      les anciens dossiers sont reclassés selon les mêmes règles. Les doublons vous sont signalés, jamais supprimés sans votre accord.

    4. L'archivage suit votre calendrier

      les dossiers terminés passent en archive, et vous êtes prévenu quand une durée de conservation arrive à son terme. C'est vous qui décidez de supprimer.

    Combien de temps garder ses documents

    Les factures, les pièces justificatives et les livres comptables se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Les documents fiscaux se conservent en règle générale 6 ans. D'autres documents, comme ceux du personnel ou les contrats, ont leurs propres durées. Votre expert-comptable ou votre conseil reste votre interlocuteur pour fixer celles qui s'appliquent à votre entreprise ; l'archivage les suit ensuite.

    Automatisations liées

    Nommage automatique des fichiers

    Chaque fichier reçoit un nom clair, toujours construit de la même façon.

    Archivage des dossiers terminés

    Un dossier clos part en archive, consultable mais hors du chemin.

    Repérage des doublons

    Les copies d'un même fichier vous sont signalées, pour garder la bonne version.

    Questions fréquentes

    Faut-il changer de serveur ou d'espace de stockage ?

    Non. Vos fichiers restent là où ils sont aujourd'hui. Nous ajoutons des règles de rangement à vos dossiers existants.

    Des fichiers peuvent-ils être supprimés par erreur ?

    Non. L'automatisation range, renomme et archive ; elle ne supprime rien. Les doublons et les documents arrivés au terme de leur conservation vous sont signalés, et la décision reste la vôtre.

    Et les pièces jointes de nos emails ?

    Elles peuvent rejoindre le même rangement : une facture ou un plan reçu par email est enregistré dans le bon dossier, avec le même nom que s'il avait été déposé à la main.

    Combien ça coûte ?

    Le prix dépend du projet. Il est fixé par écrit après l'audit gratuit, avant tout engagement. Notre page Tarifs explique comment il est calculé.